Khi hỏi một hệ thống CRM tốn bao nhiêu, câu trả lời thường là một con số tính trên mỗi người dùng mỗi tháng. Con số đó đúng, nhưng chỉ là một nửa.
Ngân sách thực tế gồm hai khoản độc lập với nhau: phí thuê bao phần mềm trả cho hãng, và chi phí triển khai trả cho đơn vị đưa hệ thống vào vận hành. Hai khoản này do hai bên khác nhau quyết định, thay đổi theo những yếu tố khác nhau, và có thể chênh lệch đáng kể về tỷ trọng giữa các dự án.
Hiểu đúng cấu trúc này trước khi so sánh các lựa chọn sẽ tránh được tình huống chọn theo giá license rồi phát sinh ở phần còn lại.
Chi phí phần mềm CRM thường gồm những phần nào?
| Khoản | Trả cho | Tính chất |
|---|---|---|
| Phí thuê bao phần mềm | Hãng phần mềm | Định kỳ, theo người dùng và chu kỳ thanh toán |
| Chi phí triển khai | Đơn vị triển khai | Theo phạm vi công việc, phần lớn tập trung ở giai đoạn đầu |
Một số doanh nghiệp tự triển khai và chỉ trả khoản thứ nhất. Điều đó khả thi khi quy trình đơn giản và có người trong nội bộ đủ thời gian. Khi nghiệp vụ phức tạp hơn, phần công việc đó không biến mất — nó chỉ chuyển từ chi phí thuê ngoài sang thời gian của đội ngũ.
1. Phí thuê bao phần mềm
Đây là khoản trả cho hãng để được sử dụng sản phẩm. Thường phụ thuộc vào:
- Phiên bản (edition) — các hãng chia sản phẩm thành nhiều mức. Mức cao hơn mở thêm khả năng tự động hoá, tuỳ biến, phân quyền và báo cáo. Chọn đúng mức quan trọng hơn chọn mức cao nhất.
- Số người dùng — hầu hết tính theo từng tài khoản. Cần tính cả những người chỉ xem báo cáo, không chỉ đội kinh doanh.
- Chu kỳ thanh toán — trả theo năm và theo tháng thường có mức khác nhau.
- Ứng dụng đi kèm — tổng đài, công cụ email marketing, chữ ký số hoặc báo cáo nâng cao có thể nằm ngoài gói cơ bản.
Khoản này dễ ước lượng nhất, vì nó được công bố công khai và ít phụ thuộc vào đặc thù doanh nghiệp.
2. Chi phí triển khai
Đây là phần công việc biến phần mềm thành hệ thống mà đội ngũ dùng được. Phạm vi thường gồm:
- Khảo sát quy trình — mô tả lại cách doanh nghiệp đang bán hàng trên thực tế.
- Thiết kế giải pháp — trạng thái, trường dữ liệu, phân quyền, quy tắc bàn giao.
- Cấu hình — dựng những gì đã thiết kế trên hệ thống.
- Tuỳ chỉnh — phần nghiệp vụ đặc thù không có sẵn.
- Chuyển đổi dữ liệu — đưa dữ liệu khách hàng hiện có sang, sau khi đã làm sạch.
- Tích hợp — nối với tổng đài, kế toán, website hoặc hệ thống khác.
- Kiểm thử — chạy thử bằng tình huống thật trước khi mở cho toàn đội.
- Đào tạo — theo từng vai trò, vì người quản lý và nhân viên dùng khác nhau.
- Hỗ trợ sau go-live — giai đoạn hệ thống chạy thật và phát sinh điều chỉnh.
Không phải dự án nào cũng cần đủ các hạng mục trên. Một doanh nghiệp không tích hợp gì và có dữ liệu sạch sẽ có phạm vi hẹp hơn nhiều.
Những yếu tố làm chi phí triển khai thay đổi
Đây là lý do hai doanh nghiệp cùng quy mô có thể nhận hai mức báo giá rất khác nhau:
- Độ phức tạp của quy trình — một luồng bán hàng tuyến tính khác hẳn một luồng có nhiều cấp phê duyệt và nhiều loại khách hàng.
- Số bộ phận tham gia — chỉ đội kinh doanh, hay cả marketing, hỗ trợ và kế toán.
- Tình trạng dữ liệu hiện có — dữ liệu nằm ở một nguồn sạch, hay ở nhiều file với định dạng khác nhau và nhiều bản trùng.
- Yêu cầu tuỳ chỉnh — càng nhiều nghiệp vụ đặc thù, càng nhiều công việc thiết kế và kiểm thử.
- Số lượng và loại tích hợp — hệ thống nguồn có sẵn giao diện kết nối hay không ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượng công việc.
- Mức độ cần đào tạo — đội ngũ đã quen làm việc trên hệ thống, hay đây là lần đầu chuyển từ giấy tờ và bảng tính.
Trong số này, tình trạng dữ liệu và số lượng tích hợp là hai yếu tố thường bị đánh giá thấp nhất ở giai đoạn ước lượng ban đầu.
Vì sao license rẻ chưa chắc có tổng chi phí thấp?
Phí thuê bao là khoản lặp lại và dễ so sánh, nên nó thường chi phối quyết định. Nhưng tổng chi phí của một hệ thống còn gồm những phần ít hiện ra trên bảng so sánh:
- Nếu hệ thống không mô tả được quy trình hiện có, phần chênh lệch sẽ chuyển thành công việc tuỳ chỉnh.
- Nếu khả năng kết nối hạn chế, mỗi tích hợp trở thành một hạng mục riêng.
- Nếu đội ngũ thấy khó dùng, dữ liệu nhập vào không đầy đủ — và một hệ thống có dữ liệu không đầy đủ thì báo cáo không dùng được.
- Nếu hệ thống khó mở rộng, chi phí sẽ quay lại ở lần thay đổi quy mô tiếp theo.
Điều này không có nghĩa là phương án đắt hơn thì tốt hơn. Nó có nghĩa là nên so sánh trên tổng phạm vi công việc, không chỉ trên mức phí hằng tháng.
Khi xin báo giá CRM, doanh nghiệp nên chuẩn bị gì?
Một yêu cầu báo giá càng cụ thể thì con số nhận về càng sát. Những thông tin thường đủ để bắt đầu:
- Số người sẽ dùng hệ thống, tách theo vai trò.
- Các bộ phận tham gia ở giai đoạn đầu.
- Mô tả ngắn quy trình bán hàng hiện tại, kể cả khi chưa chuẩn hoá.
- Dữ liệu khách hàng hiện đang nằm ở đâu và ở định dạng nào.
- Những hệ thống cần kết nối, và ai đang quản trị chúng.
- Các báo cáo mà ban điều hành thực sự cần đọc.
- Thứ tự ưu tiên: phần nào cần chạy trước, phần nào có thể làm sau.
Chuẩn bị trước những điểm này thường rút ngắn được vài vòng trao đổi, và cũng giúp chính doanh nghiệp nhìn rõ phạm vi mình đang cần.
Chi phí Zoho CRM được tính như thế nào?
Về cấu trúc, Zoho CRM theo đúng mô hình ở trên: phí thuê bao phụ thuộc vào phiên bản, số người dùng, chu kỳ thanh toán và các ứng dụng đi kèm nếu có.
Mức phí cụ thể thay đổi theo thời điểm, theo thị trường và theo chương trình đang áp dụng, nên con số hiện hành cần được kiểm chứng từ nguồn chính thức của Zoho tại thời điểm mua. Bài viết này không đưa ra mức giá, vì một con số cũ còn dễ gây nhầm hơn là không có con số nào.
Phần chi phí trên trang Zoho CRM mô tả các yếu tố ảnh hưởng đến từng khoản, và Connecta gửi báo giá theo mức giá chính thức đang áp dụng khi bạn liên hệ.
Chi phí triển khai cùng Connecta
Chi phí triển khai được xác định theo phạm vi công việc, không theo một bảng giá cố định — vì phạm vi mới là thứ quyết định khối lượng, còn quy mô doanh nghiệp thì không phải lúc nào cũng tương quan.
Phạm vi được chốt sau giai đoạn khảo sát, khi đã rõ quy trình, tình trạng dữ liệu và các hệ thống cần kết nối. Dịch vụ triển khai mô tả các giai đoạn của công việc này và mô hình trách nhiệm giữa Zoho, Connecta và doanh nghiệp.
Nếu bạn đang ở giai đoạn sớm hơn và chưa chắc doanh nghiệp mình có cần một hệ thống hay không, phần mềm CRM là gì là điểm bắt đầu phù hợp hơn.