Liên hệ tư vấn

Phân phối & B2B

Kết nối khách hàng, sales và dữ liệu vận hành trong mạng lưới phân phối.

Bán qua đại lý nghĩa là quan hệ khách hàng có nhiều tầng, và dữ liệu thương mại nằm tách khỏi dữ liệu vận hành. Connecta dựng lại luồng đó trên nền tảng Zoho và nối nó với hệ thống bạn đang dùng.

Nhận tư vấn giải pháp Xem sáu bài toán thường gặp

Một khách hàng, nhiều tầng

  1. Nhà phân phối Hợp đồng và chính sách giá
  2. Đại lý Đặt hàng và công nợ riêng
  3. Điểm bán Nơi hàng thực sự bán ra
  4. Người mua hàng Người bạn thực sự trao đổi

  • Biết ai thuộc về ai

    Đại lý, điểm bán và người mua nằm trong cùng một cấu trúc, không phải danh sách rời

  • Vùng trống hiện ra

    Khu vực và nhóm khách chưa ai chạm tới trở thành một danh sách, không phải cảm nhận

  • Báo giá có đường đi

    Mỗi báo giá có trạng thái, người duyệt và bước kế tiếp có hạn

  • Sales có bối cảnh vận hành

    Thông tin đơn hàng và công nợ xuất hiện đúng lúc trong quy trình bán hàng

Thực tế vận hành

Sáu bài toán vận hành trong mạng lưới phân phối

Không phải vấn đề về con người. Đây là những chỗ mà cách làm thủ công hết dư địa khi số đại lý và số đơn tăng lên.

Khách hàng không phải một danh sách phẳng

Nhà phân phối, đại lý, điểm bán và người mua hàng là các tầng khác nhau, nhưng thường được lưu như những dòng rời rạc.

Quan hệ khách hàng nằm ở từng người

Lịch sử trao đổi, cam kết giá và thói quen đặt hàng nằm trong máy và sổ tay của nhân viên phụ trách.

Không rõ vùng nào đang được phủ

Khó trả lời khu vực hay nhóm khách nào đang có người chăm, nhóm nào đã lâu không ai liên hệ.

Báo giá gửi đi rồi để đó

Nhiều cơ hội dừng lại ở khâu chờ duyệt hoặc chờ phản hồi, và không có gì nhắc rằng nó đang đứng yên.

Khách cũ giảm mua mà không ai nhận ra

Một đại lý đặt hàng thưa dần thường chỉ bị phát hiện khi đã ngừng hẳn vài kỳ.

Dữ liệu bán hàng và dữ liệu vận hành tách rời

Sales làm việc với khách mà không thấy đơn hàng, tồn kho hay công nợ đang ở trạng thái nào.

Phạm vi giải pháp

Sáu nhóm năng lực cho doanh nghiệp phân phối

Tương ứng với sáu bài toán ở trên. Phần còn lại của trang đi sâu vào từng nhóm.

Hồ sơ đại lý và nhà phân phối

Cấu trúc nhiều tầng giữa nhà phân phối, đại lý, điểm bán và người liên hệ mua hàng.

Quản lý địa bàn và độ phủ

Phân vùng theo khu vực, kênh hoặc nhóm khách, và nhìn được phần nào đang chưa có ai phụ trách.

Giao khách theo quy tắc

Quy tắc phân bổ có thể cấu hình theo mô hình bán hàng thực tế của doanh nghiệp.

Quy trình bán hàng B2B

Trạng thái cơ hội, báo giá, điểm phê duyệt và nhắc việc khi một bước để quá lâu.

Giữ khách và bán lại

Nhóm khách theo mức độ hoạt động và đưa khách đang giảm mua vào danh sách cần liên hệ.

Kết nối dữ liệu CRM và ERP

Đưa thông tin đơn hàng, tồn kho và công nợ vào đúng bước trong quy trình bán hàng.

Cấu trúc khách hàng

Khách hàng trong phân phối hiếm khi là một danh sách phẳng

Nhà phân phối, đại lý, điểm bán và người liên hệ mua hàng là những tầng khác nhau, và một doanh nghiệp có thể có cấu trúc nhiều tầng theo cách riêng. Hệ thống cần thể hiện đúng cấu trúc đang có, không ép vào một khuôn.

Biết ai thuộc về ai

Một điểm bán nằm dưới đại lý nào, đại lý nào thuộc nhà phân phối nào.

Bớt hồ sơ trùng

Cùng một đại lý không còn tồn tại ở ba bản ghi do ba người tạo.

Rõ ai đang phụ trách

Mỗi cấp có người sở hữu quan hệ, kể cả khi nhiều người cùng chạm vào khách.

Báo cáo theo đúng tầng

Xem số liệu theo nhà phân phối, theo đại lý hoặc theo địa bàn mà không ghép tay.

Không phải doanh nghiệp nào cũng dùng đủ bốn tầng. Cấu trúc thực tế được chốt trong giai đoạn khảo sát, rồi mới dựng trên hệ thống.

Địa bàn và độ phủ

Nhìn rõ vùng nào đang được phủ, vùng nào đang trống

Địa bàn không nhất thiết là địa lý. Nó có thể là khu vực, nhóm khách, kênh bán, hạng đại lý hoặc đội phụ trách — có thể cấu hình theo mô hình bán hàng thực tế.

Chia theo chiều nào

Chọn chiều phản ánh đúng cách đội ngũ đang được tổ chức.

  • Khu vực địa lý
  • Nhóm khách hàng hoặc ngành hàng
  • Kênh bán và hạng đại lý
  • Đội hoặc người phụ trách

Nhìn được gì sau đó

Độ phủ trở thành một danh sách, không phải một cảm nhận.

  • Khách nào chưa có ai phụ trách
  • Khu vực lâu chưa có hoạt động nào
  • Cơ hội đang mở theo từng vùng
  • Khối lượng khách mỗi người đang giữ

Đây là quản lý độ phủ theo dữ liệu khách hàng và hoạt động đã ghi nhận trên hệ thống. Không bao gồm theo dõi vị trí hay giám sát di chuyển của nhân viên.

Quy trình bán hàng B2B

Từ tiếp cận đến chốt đơn, mỗi bước có người và có hạn

Bán hàng B2B kéo dài qua nhiều lần trao đổi và nhiều người ra quyết định. Phần lớn cơ hội không mất vì giá, mà vì đứng yên quá lâu ở một bước.

  1. Tiếp cận

    Khách mới hoặc đại lý tiềm năng vào hệ thống

    • Ghi nhận nguồn và khu vực
    • Gắn vào đúng tầng khách hàng
    • Giao người phụ trách

  2. Tìm hiểu nhu cầu

    Làm rõ mặt hàng, sản lượng và điều kiện

    • Lưu nhu cầu vào hồ sơ
    • Ghi nhận điều kiện thương mại
    • Xác định người ra quyết định

  3. Báo giá

    Gửi mức giá và điều kiện áp dụng

    • Gắn báo giá vào cơ hội
    • Theo dõi các lần chỉnh sửa
    • Biết báo giá đã gửi bao lâu

  4. Phê duyệt

    Các mức giá ngoài khung cần người duyệt

    • Luồng duyệt theo chính sách giá
    • Biết đang chờ ai
    • Nhắc khi để quá lâu

  5. Thương lượng

    Giai đoạn dễ đứng yên nhất

    • Công việc kế tiếp có hạn
    • Cảnh báo cơ hội không chuyển động
    • Ghi nhận lý do nếu mất

  6. Chốt đơn

    Bàn giao sang khâu thực thi đơn hàng

    • Cơ hội chuyển trạng thái
    • Thông tin sang hệ thống xử lý đơn
    • Giữ lại bối cảnh thương mại

Phê duyệt giá nằm trong quy trình, không nằm trong tin nhắn.

Có thể thiết kế luồng phê duyệt phù hợp với chính sách bán hàng của doanh nghiệp: mức nào cần duyệt, ai duyệt, và điều gì xảy ra khi để quá lâu. Chính sách giá và thẩm quyền duyệt khác nhau giữa các doanh nghiệp, nên luồng này được thiết kế theo chính sách thực tế chứ không có một khuôn dùng chung.

Giữ khách hiện hữu

Không để doanh thu cũ biến mất chỉ vì không ai nhớ phải gọi lại.

Trong phân phối, phần lớn doanh số đến từ khách đã mua. Một đại lý giảm mua thường không báo trước — chỉ là các đơn thưa dần.

Dấu hiệu cần chú ý

Các tín hiệu này dựa trên dữ liệu đã có trên hệ thống.

  • Lâu chưa có đơn hàng mới
  • Tần suất đặt hàng giảm so với chu kỳ trước
  • Cơ hội gần nhất bị đánh dấu thất bại
  • Không có hoạt động liên hệ nào trong kỳ

Nhóm khách theo mức độ hoạt động

Tên nhóm và ngưỡng do doanh nghiệp quyết định, không mặc định đúng sẵn.

  • Đang hoạt động — đặt hàng đều theo chu kỳ thường thấy
  • Cần chú ý — khoảng cách giữa các đơn đang giãn ra
  • Ngừng mua — không có đơn nào trong khoảng thời gian đã thống nhất
  • Còn dư địa — quy mô cho thấy có thể mua thêm nhóm hàng khác

Các nhóm này là quy tắc nghiệp vụ được cấu hình theo tiêu chí đã thống nhất, không phải dự đoán tự động. Ngưỡng thế nào là "thưa dần" khác nhau giữa các ngành hàng, nên nó được chốt cùng doanh nghiệp trong giai đoạn khảo sát.

Ranh giới hệ thống

CRM và ERP làm hai việc khác nhau

Kết nối CRM với ERP để sales có đủ dữ liệu khách hàng, đơn hàng, tồn kho và công nợ ngay trong quy trình bán hàng — chứ không phải để một hệ thống thay thế hệ thống kia.

Zoho CRM

Bối cảnh thương mại với khách hàng

  • Hồ sơ nhà phân phối, đại lý và điểm bán
  • Cơ hội bán hàng và trạng thái thương lượng
  • Bối cảnh báo giá và điều kiện đã trao đổi
  • Hoạt động, lịch sử liên hệ và người phụ trách

Connecta

Lớp kết nối giữa hai hệ thống

  • Thiết kế luồng dữ liệu và điểm bàn giao
  • Ánh xạ trường dữ liệu giữa hai bên
  • Kết nối qua API, Zoho Flow hoặc tích hợp tuỳ chỉnh
  • Kiểm thử và xử lý sai lệch dữ liệu

ERP / kế toán / kho

Bản ghi giao dịch và vận hành

  • Đơn hàng bán và thực thi đơn
  • Tồn kho và dữ liệu giá
  • Công nợ, hoá đơn và thanh toán
  • Giao hàng và chứng từ liên quan

Zoho CRM không thay thế ERP, và cũng không cần doanh nghiệp bỏ hệ thống đang dùng. Mỗi bên giữ phần việc của mình, và phần kết nối chỉ đưa thông tin cần thiết sang đúng bước trong quy trình.

Một luồng dữ liệu xuyên suốt từ cơ hội bán hàng đến đơn hàng và công nợ.

Xuyên suốt ở đây là về quy trình, không phải về một cơ sở dữ liệu duy nhất. Mỗi giai đoạn vẫn do hệ thống phụ trách nó ghi nhận.

  • Zoho CRM Giai đoạn thương mại
  • ERP / kế toán / kho Giai đoạn thực thi
  1. Khách hàng & cơ hội Hồ sơ, tầng khách hàng và cơ hội đang mở Zoho CRM
  2. Báo giá Mức giá, điều kiện và các lần chỉnh sửa Zoho CRM
  3. Phê duyệt Các mức ngoài khung chính sách giá Zoho CRM
  4. Đơn hàng Đơn bán được ghi nhận và xử lý ERP / kế toán / kho
  5. Giao hàng Xuất kho, chứng từ và giao nhận ERP / kế toán / kho
  6. Công nợ Hoá đơn, thanh toán và số dư phải thu ERP / kế toán / kho
  7. Bán lại Bối cảnh quay lại CRM cho chu kỳ tiếp theo Zoho CRM

Phạm vi kết nối phụ thuộc vào khả năng của hệ thống nguồn và cần khảo sát kỹ thuật trước khi cam kết. Không phải hệ thống nào cũng mở đủ giao diện kết nối, và chiều dữ liệu, tần suất cập nhật cũng như phạm vi trường dữ liệu được xác định theo từng dự án. Connecta không cam kết mức độ đồng bộ khi chưa kiểm chứng trên hệ thống thực tế.

Góc nhìn quản lý

Bức tranh vận hành của mạng lưới

Khi khách hàng, địa bàn và cơ hội nằm trên cùng một hệ thống, những chỉ số này trở thành báo cáo có sẵn thay vì phải tổng hợp thủ công.

  • Độ phủ

    • Số khách theo địa bàn
    • Khách chưa có người phụ trách
    • Khu vực lâu chưa có hoạt động

  • Cơ hội

    • Cơ hội theo từng giai đoạn
    • Tỷ lệ báo giá thành đơn
    • Lý do mất cơ hội

  • Sức khoẻ khách hàng

    • Khách đang hoạt động và khách ngừng mua
    • Khách có tần suất đặt hàng giảm
    • Danh sách cần liên hệ lại

  • Kết quả

    • Doanh số theo nhà phân phối
    • Doanh số theo nhóm khách
    • Bối cảnh công nợ khi đã kết nối

Đây là ví dụ về các chỉ số trở nên đo được sau khi hệ thống vận hành, không phải kết quả đã đo tại doanh nghiệp nào. Nhóm chỉ số liên quan đến công nợ chỉ có khi phần kết nối dữ liệu đã được triển khai. Bộ chỉ số cuối cùng được chốt cùng doanh nghiệp.

Công nghệ

Bộ công cụ thường dùng cho mô hình phân phối

Phần lõi là CRM. Phần kết nối chỉ được đặt ra khi doanh nghiệp thực sự cần dữ liệu vận hành xuất hiện trong quy trình bán hàng.

  • Zoho CRM Hồ sơ khách hàng nhiều tầng, địa bàn, cơ hội và báo giá Phần lõi
  • Zoho Flow Nối các bước giữa CRM và hệ thống khác không cần viết mã cho mọi luồng Theo phạm vi
  • Zoho Analytics Báo cáo khi cần ghép dữ liệu từ nhiều nguồn Theo phạm vi
  • API hoặc tích hợp tuỳ chỉnh Khi hệ thống nguồn cần cách kết nối riêng Theo phạm vi

Danh sách này là hướng triển khai thường gặp, không phải một gói cố định, và mô hình phân phối không mặc định cần tới phạm vi toàn doanh nghiệp. Phần năng lực CRM lõi được mô tả ở Zoho CRM. Nếu nhiều đội cùng phục vụ một khách hàng thì Zoho CRM Plus là bước tiếp theo, và chỉ khi cần vận hành cả kế toán, nhân sự và điều hành trên một nền tảng thì Zoho One mới được đặt ra.

Vai trò của Connecta

Connecta làm gì trong một dự án phân phối

Phần khó không phải là bật tính năng, mà là mô tả đúng cấu trúc đại lý và chính sách bán hàng đang chạy, rồi chuyển nó thành quy trình mà đội ngũ dùng được.

  • Mô tả cấu trúc nhà phân phối, đại lý và điểm bán hiện có
  • Thống nhất quy tắc sở hữu khách hàng và bàn giao
  • Thiết kế địa bàn và quy tắc giao khách
  • Dựng quy trình bán hàng B2B và luồng phê duyệt
  • Thống nhất tiêu chí khách ngừng mua và cần chú ý
  • Thiết kế luồng dữ liệu giữa CRM và hệ thống vận hành
  • Chuyển dữ liệu khách hiện có và cấu hình báo cáo
  • Đào tạo và đồng hành sau khi hệ thống chạy

Phương pháp, các giai đoạn và mô hình trách nhiệm được mô tả đầy đủ ở dịch vụ triển khai. Các mô hình vận hành khác nằm ở giải pháp theo ngành.

Kiến thức

Kiến thức liên quan

Ba bài viết về phần vận hành thường đi kèm một dự án cho mô hình phân phối.

  • Triển khai

    Khi nào cần tích hợp CRM với ERP?

    CRM giữ bối cảnh thương mại, ERP giữ giao dịch vận hành. Những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc nối hai hệ thống, dữ liệu nào thường cần trao đổi, và khi nào chưa cần.

  • CRM cơ bản

    Pipeline CRM là gì? Cách thiết kế pipeline bán hàng

    Pipeline là các giai đoạn một cơ hội bán hàng đi qua. Cách chọn số giai đoạn, định nghĩa điều kiện vào và ra, và những lỗi thường gặp khi thiết kế.

  • CRM cơ bản

    Những chỉ số CRM nào doanh nghiệp nên theo dõi?

    Năm nhóm chỉ số thường dùng — lead, pipeline, hoạt động, doanh thu và giữ khách — cùng cách chọn chỉ số phục vụ một quyết định cụ thể thay vì dựng thêm dashboard.

Mạng lưới của bạn đang được theo dõi
bằng file hay bằng hệ thống?

Đặt lịch trao đổi

Liên hệ

Nhận tư vấn cho doanh nghiệp phân phối của bạn

Mô tả cấu trúc đại lý và cách đội sales đang làm việc hiện tại. Connecta trao đổi về phạm vi phù hợp trước khi bàn đến chi phí.

  • Trao đổi dựa trên mô hình phân phối thực tế của bạn
  • Phạm vi kết nối dữ liệu được đánh giá riêng theo hệ thống bạn đang dùng